Helpdesk: digitaal ondertekenen

Lastige praktijkproblemen, wie kent ze niet? Onze Vastgoed-helpdesk geeft antwoord. Deze keer: de implementatie van de digitale handtekening.

Lastige praktijkproblemen, wie kent ze niet? Onze Vastgoed-helpdesk geeft antwoord. Deze keer: de implementatie van de digitale handtekening.

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met experts van Ondertekenen.nl. 

Casus

Makelaarsland maakt het mogelijk om koopovereenkomsten digitaal te ondertekenen, zo leest u op NU.nl. Al filosoferend denkt u: wat zou het een hoop tijd, geld en administratie schelen als dat op mijn makelaarskantoor ook kon. Tegelijk rijzen er vragen. Hoe weet u bijvoorbeeld zeker dat de overeenkomst dan écht is getekend door de verkopers en kopers zelf? En wat komt er allemaal kijken bij de implementatie van de digitale handtekening in uw bedrijfsvoering? Wat zijn de organisatorische, technische en juridische consequenties?

Heel kort de evidente voordelen van de digitale handtekening: het bespaart geld, u krijgt meer controle en inzicht over het proces, maar bovenal bespaart het u tijd. Alle handelingen die komen kijken bij een papieren akte – printen, ondertekenen, opsturen,  faxen, scannen, mailen – worden  immers overbodig. 

Juridische geldigheid

De digitale handtekening kent drie vormen. De meest eenvoudige is de gescande variant van een papieren handtekening of een krabbel via touchscreen of muis. De geavanceerde elektronische handtekening gaat een stapje verder, en is zowel onlosmakelijk verbonden aan de persoon van de ondertekenaar als aan het e-document. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van wiskundige technieken en codes in combinatie met de gegevens van het IP- en emailadres, om  met grote mate van zekerheid vast te stellen dat de juiste persoon heeft ondertekend. 

Bij de gekwalificeerde elektronische handtekening, de derde vorm, wordt een gekwalificeerd digitaal certificaat gebruikt om de ondertekenaar daadwerkelijk te identificeren. Dit certificaat wordt aan het document gehangen. De ondertekenaar moet dit certificaat aanvragen bij een, door de overheid gecertificeerde instantie, zoals KPN en Public Key Infrastructure (PKI).

De drie vormen zijn wettelijk allemaal geldig, maar ze hebben een verschillende mate van bewijskracht. Zo blijft het bij een meningsverschil lastig te bewijzen of een gescande handtekening daadwerkelijk is geplaatst door de (ver)koper in kwestie. Bij een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening is dit – mede door de unieke codes in combinatie met gebruikersnaam en wachtwoord, DigiD, eHerkenning of een sms-code – wél vast te stellen. Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening is juridisch gelijk aan een gewone handtekening, tenzij bij de andere twee vormen gebruik wordt gemaakt van iDIN.

IDIN

iDIN is de nieuwste digitale identiteit en is een gezamenlijk initiatief van alle grote banken. iDIN vraagt de klant in te loggen op een soortgelijke wijze als iDEAL. In plaats van het doen van een betaling, worden door het inloggen, de NAW-gegevens vrijgegeven die bij de bank bekend zijn. Deze zijn dusdanig gewettigd, dat op deze manier online de identiteit is bevestigd. Het grote voordeel is dat iedereen iDIN heeft en dat het dus direct te gebruiken is. In tegenstelling tot het gekwalificeerde certificaat, waarvan niet per se is gezegd dat de benodigde partijen hierover beschikken. 

Implementatie

Als makelaar kunt u ervoor kiezen om direct aan de slag te gaan via een ondertekenportaal, of om een automatische koppeling te leggen met de systemen in uw backoffice zoals uw CRM en het programma waarin u de koopaktes maakt.

Qua implementatie is het portaal minder ingrijpend; dit kan binnen een paar minuten zijn gerealiseerd. U vraagt de dienst aan bij de door u gekozen leverancier, en u krijgt een mijn-omgeving in het portaal waarop u met uw eigen gegevens inlogt. In deze omgeving uploadt u handmatig de documenten die u wilt laten ondertekenen. Enige voorwaarde is dat u over deze documenten beschikt in pdf. Vervolgens voert u de mailadressen in van de personen die de papieren moeten ondertekenen. U klikt op verzenden en het portaal doet de rest: de verificatie van personen, het versturen van herinneringen, het terugsturen van ondertekende documenten, enzovoorts.

Het integreren van een automatische koppeling neemt de handmatige acties van u over. Zo hoeft u geen document meer te uploaden, maar geeft u vanuit uw eigen systeem – bijvoorbeeld uw CRM – de personen aan die een bepaald document moeten ontvangen, en het systeem zoekt alles zelf bij elkaar en zorgt dat de juiste personen de juiste berichten krijgen. Deze koppeling kan op iedere computer worden geïnstalleerd en met alle soorten systemen samenwerken. Enige voorwaarde is wederom dat de documenten die verstuurd moeten worden in pdf worden aangeleverd. Is dat niet het geval? Dan wordt er een extra koppeling toegevoegd zodat het oorspronkelijke document, in een pdf wordt omgezet. 

Welke vorm u ook gebruikt, in beide gevallen ontvangen de ondertekenaars een mail met een ‘klik ter ondertekening’-link. Zij hoeven geen aanvullende software te installeren. De link leidt de ondertekenaar naar een uitstapje (net als bij iDEAL), of naar een plek in zijn mijn-omgeving binnen uw systeem, waar bijvoorbeeld met de muis of de vinger de handtekening op het scherm wordt gemaakt. 

Deze manier van ondertekenen is echter alleen bruikbaar wanneer er geen identificatieplicht is vereist, bijvoorbeeld voor het ondertekenen van een opdrachtbevestiging. In het geval dat legitimatie wel is vereist, zoals bij het tekenen van de definitieve koopakte, dan zijn er drie opties: fysiek bij elkaar komen, een gewone of geavanceerde elektronische handtekening in combinatie met iDIN, of puur de gekwalificeerde elektronische handtekening.

Transactiebewijs

Sommige ondertekendiensten bieden naast de getekende koopakte een transactiebon aan, met een ‘audit trail’ (controlespoor). In dit transactiebewijs zijn alle stappen van het ondertekenproces vastgelegd; wie heeft wanneer welke actie ondernomen. Zowel de akte als de audittrail zijn verzegeld met een zogeheten Public Key Infrastructure (PKI)-encryptie. Dit biedt de makelaar en de (ver)kopers de garantie dat de akte niet tussentijds is gewijzigd. Overigens bewaart de leverancier zelf deze gegevens niet langer dan twee weken nadat alles ondertekend aan de makelaar is teruggestuurd.

Al met al is de keuze voor welke vorm van digitaal ondertekenen wordt gekozen, afhankelijk van het soort document dat ondertekent moet worden.