De vakantie is begonnen, dus de drukte in de lopende zaken neemt waarschijnlijk wat af. Het zomerreces is daarom een goede tijd om achterstallig onderhoud aan de administratiekast te verrichten.
De vakantie is begonnen, dus de drukte in de lopende zaken neemt waarschijnlijk wat af. Het zomerreces is daarom een goede tijd om achterstallig onderhoud aan de administratiekast te verrichten.
Neem de abonnementen en contracten. Zijn die wel lekker overzichtelijk geordend? Lees hier waarom het verstandig is dat als makelaar juist nú te doen. Daarbij vijf tips om uw contractbeheer goed en efficiënt summerproof te maken.
Wetswijzigingen van invloed op contracten
Op de eerste plaats is het verstandig om nu naar uw contracten te kijken, omdat per 1 juli maar liefst 39 wetswijzigingen zijn doorgevoerd door de overheid. Hiervan kunnen er vier direct van invloed zijn op uw contracten, en dus op uw bedrijfsvoering.
Neem de wijziging in de Arbowet, die van invloed is op uw arbeidscontracten wanneer u personeel in dienst heeft. Er is een verplicht basiscontract ingevoerd. Dit basiscontract stelt minimumeisen aan het contract tussen arbodienstverleners en werkgevers. Heeft u personeel in dienst? Dan is deze wetsverandering dus van belang: u moet voortaan een basiscontract overeenkomen met arbodienstverleners en bedrijfsartsen.
Meer weten over de wetswijzigingen die van invloed zijn op uw contractbeheer? Lees hier verder.
Bespaar tijd en geld
Aandacht voor uw contractbeheer levert u gegarandeerd snel een aanzienlijke besparing in tijd en geld op. Als makelaarskantoor heeft u te maken met abonnementen, (huur)overeenkomsten, verzekeringspolissen en vele andere contracten. Vaak worden contracten in een Exceloverzicht geregistreerd, of in een losse ordnermap in de kast gezet. Bij vragen over een specifieke overeenkomst moet iedereen op zoek, wat vaak veel tijd kost. En in de zomerperiode is dan ook net de enige alles weet te vinden, op vakantie … Dat kan anders.
5 tips voor de makelaar bij contractbeheer
Hoe maakt u nú uw contractbeheer summerproof? Start met deze 5 eenvoudige tips:
1. Location, location, location!
Als makelaar kent u het onschatbare belang van de locatie. Tip 1 is dan ook: orden uw contracten op één locatie! Gebruik hiervoor een goede online applicatie, met de juiste features die in no time een aanzienlijke besparing in tijd en geld opleveren. Let hierbij op gebruikersgemak, mogelijkheid om zelf alerts in te stellen zodat u nooit meer een belangrijk moment kunt missen, archiveren van e-mail is erg handig in deze tijd en uiteraard het kunnen koppelen van documenten.
2. Niet alleen contracten
Door niet alleen uw contracten, maar ook al uw abonnementen (bijvoorbeeld op vakbladen of op hosting en webcare voor uw website) en eenmalige overeenkomsten bij elkaar te brengen – van koffieautomaat tot leaseauto’s – krijgt u overzicht. Breng al de informatie uit de losse Excelsheets en ordners bij elkaar in één online systeem. U kunt dan altijd en overal direct zien wat de status van al de overeenkomsten is. Ook als u veel onderweg bent als makelaar.
3. Breng afloopdata in kaart
Geef per contract aan in het systeem wanneer de afloopdatum is. U kunt dan tevens een automatische alert krijgen, zodat u tijdig actie onderneemt als een contract afloopt.
4. Check de prijzen
Check nu of de prijzen in uw overeenkomsten en abonnementen nog kloppen met de originele afspraak. Controleer ook de marktprijzen: op het gebied van telefonie bijvoorbeeld veranderen de prijzen razendsnel en een besparing is snel gevonden.
5. Check de kennis van medewerkers
Indien u meerdere medewerkers heeft: kennen zij de afspraken in de voor hen relevante contracten? Kunnen zij ook op kwaliteit, diensten en prijzen checken? Door digitaal contractbeheer kan iedereen bij de juiste gegevens.
Zorg natuurlijk wel dat de juiste mensen op de juiste momenten bij de inloggegevens kunnen.
Over de auteur
Simon Leijendekker is directeur van Pactum. Specialist in besparing en inkoop. Vanuit het motto “Inzicht door overzicht” helpt Pactum veel organisaties tijd en geld te besparen.
