Er zijn twee mythes over bellen via internet:
- Mythe één: de geluidskwaliteit van bellen via internet is slecht.
- Mythe twee: bellen via internet is gratis.
Beide mythes komen voort uit Skype, het softwareprogramma waarmee miljoenen mensen via internet bellen met familie of vrienden aan de andere kant van de wereld. De verbinding kraakt, hikt en echoot en valt soms weg, maar is wél gratis. Deze manier van communiceren heet in computerjargon Voice over IP (VoIP), letterlijk: spraak via internet.
De computer zet spraak om in kleine datapakketten en stuurt die – net als een e-mail – via het wereldwijde web naar de andere computer. Is het druk op de digitale snelweg, dan kan dat van invloed zijn op de kwaliteit.
Enkele voorwaarden
Na particulieren schakelen steeds meer bedrijven over op VoIP. Volgens onderzoeksbureau Marketcap maakte inmiddels bijna 20 procent de overstap. Als je met een klant of ander bedrijf belt, is de kans dus ongeveer één op vijf dat de verbinding via internet loopt. En doordat internetverbindingen sneller en betrouwbaarder zijn geworden, is de kwaliteit vaak minstens zo goed als die van analoge telefonie en merkt u het verschil niet eens.
Voorlopers
De sector zakelijke dienstverlening – dus ook de vastgoedbranche – loopt met 25 procent voor op het gemiddelde. De bouwsector blijft met 15 procent juist wat achter. MarketCap voorspelt dat in 2010 meer dan de helft van de bedrijven zal zijn overgeschakeld.
IP-adres
Net als met Skype is het alleen mogelijk gratis te bellen met klanten en relaties die ook op VoIP zijn overgegaan. En er is nóg een voorwaarde: u moet hun adres – het zogeheten IP-nummer – op het wereldwijde web kennen. Dit adres is vergelijkbaar met een e-mailadres. Voor klanten die nog ouderwets’ via bijvoorbeeld KPN bellen, hebben VoIP-centrales uiteraard een aparte lijn naar buiten. Die gesprekken worden dus gewoon’ per minuut afgerekend.
Kosten besparen
Wordt het voor jou geen tijd over te stappen? Realiseer u dan wel dat dat wat kost. Een complete centrale met tien telefoons kost ongeveer 5000,-. Jeroen Beelen, marketingmanager bij Neonova, een bedrijf dat VoIP-centrales verkoopt, stelt een potentiële klant eerst twee kritische vragen: weegt de investering op tegen de besparingen? Wil je gebruik maken van de extra mogelijkheden die VoIP biedt?
Veel thuiswerkers
Heeft uw bedrijf meerdere vestigingen of veel thuiswerkers, dan kan VoIP financieel interessant zijn. Bellen met collega’s binnen een andere vestiging of thuis wordt immers gratis. Telewerkers zijn bovendien thuis bereikbaar via het bedrijfstelefoonnummer. Als een klant het bedrijfsnummer van de medewerker belt, krijgt hij hem direct aan de lijn, zonder dat de beller doorheeft dat hij met een woonhuis in plaats van een kantoor is verbonden. Ook als de medewerker uw klant belt, dan ziet de klant in het schermpje van zijn mobiele telefoon uw bedrijfsnummer. Belt de thuiswerker nog met een analoge telefoon, dan ziet de klant een voor hem onbekend privé-nummer. Veel mensen ervaren het laatste, bewust of onbewust, als niet professioneel.
Mobiel bellen
Bellen naar mobiele nummers wordt niet gratis, maar hierop kun je wel besparen door een GSM Gateway aan de VoIP-centrale toe te voegen. Voor tweehonderd euro heb je al een eenvoudig model. Alle telefoongesprekken van jouw vaste telefoons op kantoor naar een mobiel nummer worden door de VoIP-centrale via de GSM Gateway gestuurd. De computer herkent immers het feit dat het nummer met 06′ begint. Omdat het tarief van vast naar mobiel hoger is dan van mobiel naar mobiel, bespaart u hiermee op mobiele telefoongesprekken. Steeds meer klanten hebben immers alleen een mobiele telefoon.
Buitendienst
Een derde besparingsmogelijkheid ligt in de telefoongesprekken naar de medewerkers in de buitendienst. Die zijn als het goed is niet veel op kantoor, maar altijd op weg naar klanten. De meeste telefoonbedrijven bieden tegenwoordig collectieve abonnementen aan, waarbij medewerkers gratis met elkaar bellen. Schaf zo’n belbundel aan en stop één van de SIM-kaarten in de GSM Gateway. Dan bellen alle buitendienstmedewerkers gratis met de zaak.
Zakelijk internetbellen
KPN biedt ook zakelijk interbellen’ aan. Voor een vast bedrag van maximaal 75,59 euro (exclusief btw) bel je dan onbeperkt zonder variabele kosten. Nadeel voor grotere kantoren is dat er maximaal twee gesprekken tegelijk kunnen worden gevoerd. Bellen met het buitenland en naar mobiele nummers rekent KPN ook dan per minuut af.
VoIP-centrale
Een VoIP-centrale aanschaffen is overigens niet noodzakelijk. Je kunt ook gebruik maken van de centrale van een zogeheten hosted IP-dienstverlener. Jouw telefoondiensten vinden dan volledig plaats op de computers van deze ‘gastheren’ (hosts).
Extra mogelijkheden
Echt interessant wordt VoIP pas als je optimaal gebruik maakt van de extra mogelijkheden voor kantoorautomatisering die internetbellen kan bieden. De VoIP-centrale kan aan de computers of bedrijfsnetwerk worden gekoppeld. Voorwaarde is dat je een goede elektronische database bijhoudt met alle gegevens van de klanten, inclusief werk-, privé- en mobiel telefoonnummer. Als er dan een klant belt, dan geeft de VoIP-centrale het nummer door aan de computer, die met dat nummer de klantgegevens opzoekt. Nog voor de medewerker de telefoon opneemt, heeft hij alle klantgegevens op zijn beeldscherm. Zo ziet hij bijvoorbeeld meteen wat voor woning de klant zoekt, hoe lang hij al op zoek is of wat zijn laatste bod was, nog vóór hij de telefoon opneemt. Bovendien ziet hij met welke collega de klant de vorige keer gesproken heeft.
Bellen met de muis
Het bedrijf Terena is een jaar geleden overgeschakeld op VoIP. IT-manager Dick Visser vertelt dat de besparingen op bellen praktisch nul zijn, maar dat er wel veel andere voordelen zijn. Behalve de hierboven genoemde mogelijkheden, noemt hij als voordelen dat nu één bedrijf het onderhoud en beheer verzorgt en dat scheelt in de onderhoudskosten. Verder is het makkelijk om telefoonconferenties te houden, waarbij verschillende collega’s op verschillende locaties aan een telefonische vergadering deelnemen. Ten slotte gaat bellen nu met één muisklik in plaats van met het intikken van een nummer.
Toekomstige besparingen
Bij aanschaf van een VoIP-centrale worden alle interne telefoongesprekken gratis. Of het nu met andere kantoren, thuiswerkende collega’s of mobiele telefoons van collega’s is. Telefoongesprekken met klanten en relaties worden alleen gratis als zij ook met VoIP bellen én als u hun IP-nummer kent.
Kantoorautomatisering
De extra mogelijkheden voor kantoorautomatisering die koppeling van telefoons en computers geven, is op dit moment de belangrijkste reden om over te schakelen.
Besparingen
De echte besparingen liggen dus in de toekomst. Hoe meer bedrijven op VoIP overstappen, hoe meer telefoongesprekken gratis worden. In 2010 kan dit de helft van alle telefoongesprekken zijn. Om op de twee mythen terug te komen: de kwaliteit van telefoneren via internet is prima, maar het is nog niet gratis.
Bron: Vastgoed
