Wees eens eerlijk makelaar, heb je enig idee hoeveel uur je gemiddeld met een verkoopopdracht bezig bent? De kans is groot dat je dat niet weet. Wees gerust, want daarin ben je bepaald geen uitzondering.
Onderzoekers die de afgelopen jaren de makelaarswereld onder de loep namen, waren namelijk al tot de conclusie gekomen dat makelaars veel te weinig inzicht hebben in hun eigen bedrijfsprocessen.
Makelaars weten niet hoe lang zij aan een opdracht werken; en tegelijk hebben zij geen idee wat belangrijke onderdelen van hun werk – zoals een bezichtiging – eigenlijk kosten. Hoog tijd dus voor creativiteit, efficiency en actie!
1. Pak de vaste kosten aan
Makelaarskantoren worden gekenmerkt door hoge vaste kosten. Die kosten staan aan het begin van het jaar voor een heel groot deel vast en zijn vrijwel onafhankelijk van het aantal transacties dat een kantoor uitvoert. Dit betekent ieder jaar: eerst de maandelijkse kosten terugverdienen, pas daarna wordt er iets verdiend.
Die hoge vaste kosten maken een kantoor kwetsbaar. Het liefst zou een kantoor die vaste kosten wat terugdringen. Maar dan moeten makelaars bereid zijn om de traditionele manier van werken los te laten.
Neem bijvoorbeeld de backoffice. Moet elke makelaar die eigenlijk wel in dienst willen hebben?
Kijk hier voor een rekenvoorbeeld waarin een besparing op de vaste kosten wordt gegeven.
2. Centraliseren of uitbesteden?
Rotero groep experimenteert met het uitbesteden van de backoffice voor makelaars. Dat betekent dat makelaarskantoren geen eigen backoffice meer hebben, maar samen gebruik maken van één groep binnendienstmedewerkers. Dat betekent ook dat de kosten hiervoor niet meer vast zijn, maar flexibel.
De makelaars rekenen af op basis van het feitelijk gebruik van de backofficediensten. De centrale backoffice wordt bemand door specialisten. In plaats van één werknemer die als generalist alle kantoorklussen doet, werken hier meerdere specialisten, zoals een specialist in taxatierapporten, een boekhoudspecialist en een medewerker die aspirantkopers nabelt. Specialisten werken vaak effectiever dan generalisten. Het centraliseren of uitbesteden van de backofficediensten levert dus extra rendement op.
Om kantoorwerkzaamheden te kunnen uitbesteden, is het nodig dat makelaars hun productieproces in kaart brengen en standaardiseren. Dit ‘industrialiseren’ van de processen zal voor veel makelaars een gruwel zijn. Dit vloekt immers met het imago van ‘vrije jongen’ dat veel makelaars koesteren. Een makelaar zit nu eenmaal niet graag in een keurslijf. Toch is dat nodig om de eigen kosten in de gaten te kunnen houden. Maar ook om klanten aantoonbare waar voor hun geld te kunnen bieden.
3. Naar een makelaarsmenukaart
Makelaars moeten tegenwoordig beter hun best doen om hun waarde te bewijzen. Dit kan door het omschrijven van werkproces, waarin precies staat wat een makelaar gaat doen en wanneer precies. In zekere zin gaat het om een ‘menukaart’ waarin alle ‘gerechten’ staan die door een klant na elkaar worden genoten, voor het tot een eindafrekening komt. In combinatie met heldere communicatie zal een klant nooit zeuren als op deze manier duidelijk is wat een makelaar voor zijn centen doet.
Die heldere menukaart biedt bovendien: nieuwe businessmodellen. Want hoewel er altijd klanten zullen zijn die alles willen uitbesteden aan een makelaar, zullen er veel meer klanten zijn die een deel van het aankoop- of verkoopproces zelf willen doen. Deze klanten vragen van makelaars heel specifieke diensten. Die makelaars zullen dan ook helder in beeld moeten hebben wat die diensten eigenlijk kosten. Je moet dus wél weten wat zo’n bezichtiging eigenlijk kost. Of het opstellen van een advertentie. Of het nabellen van kandidaatkopers.
4. Flexibele frontoffice
Ook frontoffice-activiteiten, het pure makelaarswerk, kan worden uitbesteed, alhoewel dat geen logische stap lijkt. Toch gebeurt dat in de praktijk al. Dit is het zogenaamde broker/agent-model, waarbij een centrale makelaar afhankelijk van de behoefte één of meerdere agenten inhuurt voor hele specifieke opdrachten. De broker verzorgt dan de marketing en werft klanten, maar laat het uitvoerende werk aan agenten over. Ook met deze constructie worden vaste kosten vervangen door variabele kosten.
Bron: Vastgoed
