- Kosten inzichtelijk maken
- Is het kantoor efficiënt genoeg?
- Prestaties verhogen
- Arbeidskosten omlaag
- Medewerkers motiveren
- Processen automatiseren
- Harder opstellen
- Verkoop deeldiensten
- Duur kantoor nodig?
- Koop goed in
- Andere besparingstips
- Bekijk aan het einde van elk boekjaar de cijfers goed, dan zie je waar het uit de hand loopt.
- Houd die kosten scherp in de gaten en koppel aan het plan voor het nieuwe jaar budgetten aan elke kostenpost.
- Controleer gedurende het jaar regelmatig of je ‘op begroting’ loopt.
2. Is het kantoor efficiënt genoeg?
Wil je precies weten hoe efficiënt jij en je medewerkers werken en hoe het staat met de productiviteit versus de kosten? Huur dan een gespecialiseerd bureau in. Zo’n bedrijf onderzoekt hoe de kostprijs zich verhoudt ten opzichte van je dienstverlening.
Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar:
- Hoe lang ben je bezig met een bezichtiging?
- Hoe lang ben je – en eventueel een van je medewerkers – bezig met het opstellen van een contract?
3. Prestaties verhogen
Heb je duidelijk hoe efficiënt jij en je medewerkers werken, bedenk dan hoe jij je prestatie en die van je medewerkers kunt verhogen.
Te denken valt aan:
- een betere routing;
- één vaste dag per week verkoopborden neerzetten;
- kortere introductiegesprekken;
- standaardisering van procedures;
- beslissen om wel of niet op zaterdag open te gaan.
4. Arbeidskosten omlaag
Een gemiddeld makelaarskantoor is circa 70 procent van de omzet kwijt aan arbeidskosten. Een mooie post om op te besparen dus.
- Bekijk of je medewerkers niet meer kosten dan ze ‘terugverdienen’.
- Kunnen de medewerkers meer door de klant betaald werk verrichten?
- Kunnen de medewerkers in de luwe uurtjes acquisitie plegen of op een andere manier productief zijn?
- Zorg er voor dat het personeel precies weet wat hun taken en werkzaamheden zijn en dat de procedures voor iedereen duidelijk zijn.
- Ga op zoek naar een bredere dienstverlening – de begeleiding van een verbouwing bijvoorbeeld – en leg die werkzaamheden neer bij je medewerkers.
- Verricht je naast je makelaarsactiviteiten ook hypotheekadvies? Zorg dan dat die twee diensten elkaar waar mogelijk ‘de bal toespelen’.
5. Medewerkers motiveren
Wat zeker niet mag ontbreken om de effectiviteit van uw kantoor te verhogen, is een manier om uw medewerkers te motiveren.
Wat dacht u ervan om bij iedere aankoopaanvraag 50,- en bij een afgesloten transactie 150,- in een pot te doen? Aan het eind van een vastgestelde periode gaat u dan gezellig met de hele ploeg eten, paintballen of op survival. Een extra drijfveer voor jouw medewerkers om nóg beter te presteren en goed voor de teambuilding!
6. Processen automatiseren
Automatiseer de vaste procedures. Dat werkt absoluut kostenbesparend en is beter voor de continuïteit. Zorg ervoor dat alle standaarddocumenten en bepaalde handelingen in één systeem zijn ondergebracht:
- brieven;
- woning/prijsaanpassing;
- agendabeheer;
- digitaal klantendossier;
- advertenties.
Je kunt dan per klantdossier de gegevens linken en met één druk op de knop een brief vanuit de computer sturen of gegevens veranderen.
Heb je eenmaal alle processen dusdanig in kaart gebracht en geautomatiseerd, dan is het een kwestie van meten. Houd maandelijkse zaken als kosten, marktaandeel, omzetscore, telefoontjes en effectieve gesprekken bij en pas je bedrijfsvoering aan op deze managementinformatie.
7. Harder opstellen
Benoem heel duidelijk welke werkzaamheden er binnen het courtagebedrag vallen en welke diensten er ‘extra ingekocht’ kunnen worden. Schroom niet om je wat ‘harder’ op te stellen in die zin dat je je laat betalen voor extra diensten die je levert.
Je kunt bijvoorbeeld separaat een promotiepakket aanbieden gericht op bijvoorbeeld het plaatsen van advertenties in een woningmagazine, branchetijdschrift of dagblad en een te koop’- of verkocht’-mailing, een bord in de tuin, foto’s van het pand en een etalagepresentatie.
8. Verkoop deeldiensten
Je kunt ook besluiten de courtage te verlagen en verschillende diensten tegen vaststaande tarieven aan te bieden. Deeldiensten zijn prima te verkopen. Je moet de klant vooral duidelijk weten te maken dat hij bepaalde activiteiten ook zelf kan uitvoeren en dat hij jou als expert kan inschakelen voor de meer specialistische zaken.
Je kennis moet je voorsprong zijn. Pas wel op de valkuil: een deeldienst aanbieden, maar een volledige dienst leveren. Het aanbieden van deeldiensten vereist discipline en een goede administratie.
9. Duur kantoor nodig?
Een grote kostenpost is de huur van een kantoor op een zichtlocatie. Is een dergelijk duur kantoor nog wel nodig. Wellicht is het goed genoegen te nemen met huisvesting op een bedrijvenpark, zeker als blijkt dat de aanloop naar het kantoor vermindert.
Natuurlijk blijft de noodzaak van zichtbaarheid en naamsbekendheid bestaan, maar daarvoor is niet altijd een eigen kantoor nodig. Huur bijvoorbeeld een vitrine bij de plaatselijke bank of supermarkt. Zo ben je wel in beeld, maar tegen veel minder kosten.
10. Koop goed in
Een ander groot kostenbesparend effect is goede inkoopstrategie. Laat diverse leveranciers offertes maken en ga voor de beste prijs/kwaliteitverhouding.
Ook kun je afspraken maken met makelaars in de buurt en samen inkopen, waardoor jeen betere prijs kunt bedingen. Hiertoe behoren ook de lease- en tankpascontracten (goedkopere automerken hebben aanzienlijk goedkopere leasecontracten).
Het inschakelen van een inkoopbureau dat jouwrijf ‘doorlicht’ en namens het kantoor onderhandelingen voert met leveranciers kan een goede optie zijn.
- Kijk kritisch naar de openingstijden van het kantoor. Inventariseer op welke tijden het druk is en pas daar de openingstijden op aan. Dat scheelt energie-, maar vooral personeelskosten.
- Neem de verzekeringen onder de loep. Zijn die up-to-date en niet te duur voor wat u krijgt?
- Zorg voor een jaarlijks mediaplan en maak jaarafspraken met de media. Beding korting.
- Recycle papier (gebruik ‘mislukte’ prints als kladpapier) en printercartridges.
- Bekijk de energiekosten; kunnen er energiezuinige maatregelen genomen worden door bijvoorbeeld isolatie of spaarlampen?
- Neem ‘uitgeklede’ werkstations in plaats van dure desktopcomputers voor het computernetwerk.
Bron: Vastgoed
